Misingi ya Usimamizi wa Mradi Unahitaji Kujua

Mradi ni nini? Neno mradi linaonekana kuwa buzzword ambayo inamaanisha vitu vingi tofauti kwa watu tofauti. Chochote, kwa mfano, kutoka kwa "mradi" wa katibu kusafisha baraza la mawaziri la zamani la kufungua hadi "mradi" wa mhandisi kuunda kituo cha mamilioni ya dola. Hata hizi kali zina jambo moja kwa pamoja: matumizi ya kazi au juhudi za kuunda hali mpya au bidhaa, ambapo "bidhaa" hutumiwa kwa maana yake pana. Kwa hivyo mradi unaweza kuwa kazi yoyote na hatua dhahiri ya kuanzia na malengo moja au zaidi yaliyofafanuliwa kukamilika ambayo yanaelezea mwisho wa mradi. Inapaswa kuongezwa kuwa kwa sababu moja au nyingine miradi mingi inazuiliwa na mipaka inayowekwa kwa rasilimali (juhudi, vifaa na vifaa) muda na fedha. Kwa nini ninahitaji usimamizi wa mradi? Njia nyingine ya kuuliza swali hili ni "Je, ikiwa sitahangaika na usimamizi wa mradi?" Ukweli ni kwamba, miradi yote inadai kiwango fulani cha umakini ili kuifanya itokee. Hata katibu anahitaji kupanga kwa makusudi kutenga muda wa kusafisha hilo kufungua baraza la mawaziri, vinginevyo kazi haitafanyika kamwe! Amini usiamini hasa hiyo inashikilia kweli bila kujali ukubwa wa mradi. Kwa kweli, mradi mkubwa zaidi ni vigumu kuanza. Lakini miradi mingi pia inahitaji kiwango fulani cha uratibu wa rasilimali, na isipokuwa hili litapangwa kwa umakini ama mambo yatafanyika kwa utaratibu usio sahihi au kutakuwa na migogoro na migogoro ya mara kwa mara. Ambazo zote hatimaye zitatumia rasilimali nyingi zaidi, muda na pesa kuliko inavyohitajika. Kwa nini miradi inahitaji mipango? A. Msingi wa kusimamia miradi ni kwanza kupanga na kisha kukamilisha. Bila shaka, usimamizi mzuri wa mradi ni ngumu zaidi kama tutakavyoona hivi karibuni. Kwa maneno rahisi kabisa, kama hujui unakwenda wapi hujui kufika huko wala hata ukiwa umefika!. Aidha, haijalishi ni barabara gani unachukua wala inachukua muda gani kufika huko. Kwa hivyo mpango mzuri wa mradi ni kama ramani ya njia – marudio yameandikwa wazi na njia bora ya kufika huko huchaguliwa kabla ya kuanza. Ninahitaji kiwango gani cha usimamizi wa mradi? Hili ni swali gumu kulijibu kwa sababu linategemea sana ukubwa, muda na utata wa kiufundi wa mradi, pamoja na watu wangapi wanahusika. Baadhi ya miradi imefanikiwa kuendeshwa na msimamizi wa mradi "kuiweka yote kichwani mwake". Hiyo inaweza kuwa sawa, lakini msimamizi wa mradi anapougua ndivyo mradi! Ikiwa unasimamia mradi kwa mtu mwingine (mteja wako) basi kwa kiwango cha chini sana unapaswa kupanga juu ya njia na njia za kufuatilia ufafanuzi wa mahitaji ya mteja na / au mawazo yaliyofanywa, kiwango cha ubora kilichokubaliwa ambacho kitatumikia kusudi la mteja, wakati unaopatikana kwa kukamilika, na bajeti kwa ajili ya kazi. Kadiri miradi inavyoongezeka kwa ukubwa na utata, mifumo na taratibu za kisasa zinapatikana kufuatilia kila moja ya kazi hizi za msingi. Kwenye miradi mikubwa zaidi inaweza kuwa muhimu kuwa na wafanyakazi waliofunzwa na kujitolea kuhudhuria kila kazi tofauti. Ikiwa nimewezeshwa, kwa nini ninahitaji usimamizi wa mradi? A. Ikiwa umewezeshwa labda (au unapaswa) maana yake ni kwamba umepewa mamlaka na wajibu wa kufanya kazi muhimu bila ufuatiliaji na uingiliaji wa mara kwa mara wa usimamizi. Inapaswa pia kumaanisha kuwa umepewa maono madhubuti na yaliyoelezwa ya jambo linalopaswa kufanikiwa na, kulingana na taarifa sahihi (uwajibikaji), unaachwa uendelee na kazi. Ikiwa wewe ndiye mtu pekee anayehusika na kazi basi unachopaswa kuwa na wasiwasi nacho ni wakati wako mwenyewe na rasilimali zinazohitajika kukamilisha kazi iliyopo. Kufanya kazi vizuri, hata hiyo inachukua mafunzo binafsi na nidhamu ya akili. Mara tu wengine wanapohusika, wana haki ya kuzingatia sawa na kushiriki mchakato wa uwezeshaji. Inamaanisha kujenga mazingira ya timu yaliyojitolea na kuratibiwa, ambayo ni moja ya mambo muhimu ya usimamizi mzuri wa mradi – kusimamia na kuratibu rasilimali watu kwa mafanikio. Meneja anayeamini kuwa ni haki yao peke yake kuandaa, kuelekeza na kudhibiti mradi mzima huharibika kwa matokeo mabaya. Watu waliowezeshwa hufanya kazi kwa shauku zaidi, kujibu haraka, kujivunia kazi zao na matokeo yanaonekana katika wakati na ubora wa bidhaa. Kwa upande mwingine wa sarafu, uwezeshaji wako mwenyewe haumaanishi chochote ikiwa wale ambao utahitaji msaada kwa mradi hawajajulishwa vizuri, haswa katika aina ya mazingira ya matrix kama mashirika mengi kweli. Kwa hiyo angalia. Kama kuna mtu hajui mamlaka na wajibu wako mpya, rudi nyuma na uombe hali hiyo iweze kufafanuliwa.